Já escrevi algumas vezes sobre planejamento, porém de nada adianta planejar se não há execução – e executar requer disciplina e tempo. Ser disciplinado é saber que se tem algo a fazer, e fazê-lo. Pode exigir pouco ou muito esforço, mas depende só de nós.

  Já o tempo, apesar de também depender quase que totalmente só de nós, parece ser “pouco” para fazermos tudo o que precisa ser feito. Dizem que uma das coisas mais escassas atualmente é o tempo, além do dinheiro.

  E da mesma forma que a tecnologia nos ajuda muito, ela também nos faz desperdiçar o tempo.

  O primeiro passo para dominar o uso do tempo é tomar ciência de como estamos usando-o. Para tanto, a primeira sugestão é anotar as atividades que você faz ao longo do dia. Após uma análise de como estamos utilizando nosso tempo é possível planejar as atividades de forma mais adequada. Também é importante usar uma ferramenta de gestão do tempo, como uma agenda que inclua lembretes – hoje temos até “assistentes virtuais”, como a Alexa, por exemplo.

  Porém, uma parte essencial é fazer um esforço para manter a disciplina de planejar e utilizar a ferramenta de gestão do tempo escolhida. No começo pode ser difícil, porém, à medida que repetimos esse “novo hábito”, nossa mente começa a colocá-lo em modo automático e depois de algum tempo a gente não precisa fazer o tal “esforço inicial”. A PNL – Programação Neuro Linguística diz que após 21 dias de esforço para executar um novo hábito ele passa para o modo automático. Um bom exemplo dessa situação é a pessoa que vai tirar a carteira de motorista e sofre muito no início do aprendizado. Após ser aprovado nos exames e começar a dirigir continuamente, em pouco tempo ela nem percebe que troca as marchar do veículo (de câmbio manual). Assim também é com qualquer novo hábito, inclusive o de se disciplinar para gerir melhor o tempo.

  Uma parte muito importante nesse processo de dominar o tempo é identificar os “desperdiçadores”. Isso deve ser feito na fase inicial, quando se analisa como nosso tempo está sendo utilizado. E é aqui que a coisa começa complicar. A tecnologia propícia muitos prazeres que os humanos adoram – principalmente com as redes sociais e com os aplicativos de comunicação. Muitas vezes tudo isso nos domina e quando percebemos muito tempo se passou. Ou, se não conseguimos “dar uma olhada”, ficamos ansiosos e isso interfere na produtividade.

  Esse é um ponto crucial e o primeiro passo para lidar com ele é tomar consciência do quanto as “redes sociais” e “mensageiros” tomam de nosso tempo. Para superar isso faça algumas perguntas sobre seus “desperdiçadores”, principalmente as “redes sociais”:

• Isso contribui para minha atividade profissional?

• Em qual horário posso executar uma atividade “desperdiçadora” para não atrapalhar o meu trabalho?

• Qual é a minha necessidade pessoal que essa atividade satisfaz?

• De que outra maneira posso satisfazer essa necessidade pessoal de forma mais produtiva?

• Qual é a atividade que devo focar na próxima hora para ser produtivo?

  Responder essas perguntas pode nos fazer refletir sobre formas de melhor utilizar nosso tempo e até de combater os desperdiçadores.

  Resumindo, anote e analise as atividades que pratica no dia a dia, identifique os desperdiçadores, pense em estratégias para eliminá-los, use uma agenda – só execute o que estiver planejado na agenda – e lembre-se de deixar um tempo “livre” para atividades imprevistas e também para o descanso.

 Gestão do tempo é uma das competências mais importantes atualmente – e irá se tornar cada vez mais essencial. Por isso, dê atenção ao seu desenvolvimento.

  Sucesso!

  Muitas vezes as pessoas têm dificuldade para concentrar energia numa tarefa. Na tentativa de terminar o mais breve possível, as pessoas ficam horas a fio em frente à tela do computador ou de documentos a serem analisados. Em geral, a mente acredita que o corpo é capaz de agir conforme o que se pensa – o que não deixa de ser verdade. Porém, o corpo precisa de descanso e isso muitas vezes é negligenciado, imaginando-se que bastar querer para o corpo responder.

  Temos essa sensação, pois o corpo é bastante resiliente, demora a dar sinais de cansaço e existem situações em que acreditamos que é válido o esforço feito. Muitas vezes nos sentimos cansados e a produtividade cai muito, mas insistimos, acreditando que é possível finalizar a tarefa mais rápido se não pararmos nem para ir ao banheiro. Algumas vezes o corpo não aguenta e colapsa, aí a pessoa vai parar no hospital – é o corpo dizendo para a mente que não aguenta mais. É preciso administrar melhor o tempo para conseguir dar conta das tarefas e dar um tempo” para o corpo.

  Existe muita gente falando e escrevendo sobre administração do tempo, mas há uma técnica relativamente simples e que se utiliza de uma terceira parte, já que é difícil uma mudança de hábito interior. Ela é conhecida como Técnica Pomodoro e foi criada por  Francesco Cirillo, que tem uma empresa em Berlim.

  Sua ideia básica é estabelecer períodos de trabalho intercalados com pequenos períodos de descanso. O nome desta técnica vem do temporizador utilizado na cozinha, que tem formato de tomate – “pomodoro” em italiano. O criador utilizava esse dispositivo para cronometrar 25 minutos – no final um alarme soava, indicando o fim de um “pomodoro” e o início do intervalo para descanso.

  De acordo com o site do criador (https://francescocirillo.com), a técnica se resume aos seguintes passos:

1. Selecione uma tarefa a ser efetuada.
2. Ajuste um temporizador (o pomodoro) para 25 minutos.
3. Trabalhe na tarefa até o temporizador soar o alarme;
4. Quando o temporizador soar, marque um Ö num papel.
5. Faça um breve intervalo (cerca de 5 minutos) – tome um café, respire fundo, medite, faça uma breve caminhada ou algo para relaxar (não relacionado ao trabalho).
6. Retorne a outro “pomodoro” (período de 25 minutos) e ao final de quatro Ö Ö Ö Ö  “pomodoros” faça uma pausa mais longa – cerca de 20 minutos ou até 30.

  Esta técnica permite que o corpo e a mente descansem e se recuperem. O corpo responde com mais energia e foco nas tarefas. É muito saudável e a produtividade tende a aumentar.

  Na Internet existem vários programas, Apps e até extensões para o Chrome que fazem a vez do temporizador “pomodoro”. É só instalar e começar a usar a técnica.

    Depois me conte como foi a sua experiência.

     Sucesso!